Casi todos los autónomos empiezan con una hoja de cálculo — es gratis, la conoces, y al principio con dos o tres clientes es suficiente. El problema aparece después: la hoja no avisa de nada por sí sola, no numera facturas de forma automática, no sabe qué está cobrado y qué no salvo que lo apuntes tú a mano cada vez, y un error de fórmula puede pasar meses sin que nadie lo note.
Lo mínimo que tienes que controlar
No hace falta un ERP para un negocio pequeño. Lo esencial son cuatro cosas:
- Qué facturas has emitido, con su número correlativo sin huecos — es obligatorio y es lo primero que revisa Hacienda si hay una inspección.
- Qué está cobrado y qué no, por cliente — para saber a quién tienes que reclamar sin tener que repasar factura por factura.
- Cuánto llevas facturado en el trimestre, para no llevarte una sorpresa al hacer el IVA o el IRPF trimestral.
- Qué presupuestos están pendientes de respuesta, para no perder trabajo por olvido en vez de por precio.
Dónde falla Excel en la práctica
No es que Excel no pueda hacer estas cuatro cosas — es que exige que tú seas quien mantenga la disciplina de apuntarlo todo, cada vez, sin fallar nunca una celda. En la práctica, la numeración se salta, un cobro se registra en la columna equivocada, o simplemente no hay tiempo un día ajetreado y la hoja se queda una semana sin actualizar — momento en el que deja de servir para lo que se supone que sirve: saber, sin dudar, cómo va tu negocio.
La alternativa: que el propio documento lleve la cuenta
Con TuFaena no hay una hoja aparte que mantener: cada presupuesto, factura, albarán y cobro que creas por chat ya queda guardado y numerado sin que tengas que copiarlo a ningún otro sitio. Cuando quieres saber cómo va el negocio, no abres una hoja — se lo preguntas directamente a Faena (“cuánto llevo facturado este trimestre”, “qué clientes me deben dinero”, “qué presupuestos siguen sin respuesta”) y te responde con los datos reales de tus documentos, al momento.
Y si vienes de Excel ahora mismo
No hace falta empezar de cero ni perder tu numeración de facturas anterior: se lo dices a Faena la primera vez (“mis facturas van por el número 142”) y sigue contando desde ahí, sin dejar huecos ni duplicar números — algo que sí es fácil que pase al cambiar de hoja de cálculo a mitad de año.
Si todavía no tienes claro qué precio poner a cada trabajo antes de apuntarlo en ningún sitio, empieza por cuánto cobrar por tu trabajo sin adivinar.