La respuesta corta es: 6 años, para no equivocarte. La respuesta larga es que hay dos plazos distintos que se solapan, y conviene saber por qué.
Los dos plazos
- 4 años, plazo fiscal. Es el tiempo que Hacienda tiene para revisar tu IVA e IRPF (Ley General Tributaria y Ley del IVA). Pasado ese plazo, una factura ya no puede ser objeto de una inspección tributaria normal.
- 6 años, plazo mercantil. El Código de Comercio obliga a conservar la documentación contable y los justificantes de los libros de registro durante 6 años, también para autónomos, aunque no tributen por el Impuesto de Sociedades.
Por qué te interesa el plazo largo
Si guardas tus facturas solo 4 años, cumples con Hacienda pero no con la obligación mercantil — y esa segunda obligación también te puede pedir explicaciones alguien que no sea Hacienda: un cliente con una disputa antigua, un banco al pedir una financiación, o un litigio comercial. Guardar 6 años cubre los dos frentes de una vez, así que es la referencia práctica que conviene usar sin tener que acordarte de cuál aplica a cada documento.
Qué guardar exactamente
No es solo la factura emitida — también conviene conservar los presupuestos aceptados y los albaranes asociados a cada factura, por si alguna vez hace falta reconstruir de dónde salió un importe concreto. Cuantos más documentos independientes tengas que buscar en sitios distintos (una carpeta de PDFs, una hoja de cálculo, el email), más fácil es que falte alguno justo el día que lo necesitas.
Cómo lo resuelve TuFaena
Con TuFaena no hay que acordarse de archivar nada aparte: cada presupuesto, albarán y factura que creas se queda guardado con su número y su fecha, así que en vez de rebuscar en carpetas puedes pedirle directamente a Faena una factura o un cliente concreto de hace años y la encuentra al momento.
Y si lo que te preocupa es no perder tu numeración de facturas al cambiar de sistema, lo explico en cómo llevar la contabilidad de un autónomo sin Excel.